Les participantes

Les participantes sont les clientes rattachées à une réunion. Seules les participantes peuvent y commander : ajoutez-les avant de prendre leurs commandes.

1.1 Où la trouver

Le compteur vert donne le nombre de participantes. Les deux boutons à droite affichent les cartes en grille ou en liste. La carte de l'hôtesse vient en premier, avec une petite maison. La dernière carte, « Ajouter un participant », ouvre le panneau d'ajout.

1.2 La carte d'une participante

Quand la réunion a un mini-site Selon votre marque, un bandeau vert « Participation confirmée » surmonte les cartes.

Cliquez sur la carte « Ajouter un participant ». Un panneau s'ouvre avec trois onglets.

2.1 Une cliente existante

1. Dans « Rechercher un contact... », tapez le début du nom.
2. Cochez une ou plusieurs clientes : Camille, Inès, Emma, Zoé.
3. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Les cartes apparaissent aussitôt. Une cliente déjà présente dans la réunion (ou une autre cliente avec le même email) n'est pas ajoutée deux fois.

2.2 Une nouvelle cliente

L'onglet « Nouveau contact » reprend le même formulaire que pour une nouvelle hôtesse : civilité, « Prénom » et « Nom » obligatoires, email, téléphones, date de naissance, adresse, et selon votre marque parrain/marraine, consentement et questions propres à votre marque (voir Créer une nouvelle hôtesse). Cliquez sur « Sauvegarder » : elle devient votre cliente et participante.

• Si l'email appartient déjà à une cliente de votre marque, la fenêtre « Email client déjà enregistré » vous propose de la récupérer : répondez « Oui » pour l'ajouter sans créer de doublon.
• Si les règles de votre marque ne vous permettent pas de la récupérer, le message « Cet email est déjà associé à un client » s'affiche : vous ne pouvez pas créer de contact avec cet email.
• « Ce mail est déjà attribué au compte client d'un vendeur » : l'email est celui d'une vendeuse. Utilisez une autre adresse.

2.3 Tout un groupe

Vous avez rangé vos clientes en groupes (par exemple « Amis de Jade » ou « Club du jeudi ») ? Ajoutez-les toutes d'un coup.

1. Ouvrez l'onglet « Ajouter un groupe ». Chaque groupe affiche son nombre de clientes.
2. Cochez un ou plusieurs groupes.
3. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Chaque cliente du groupe devient participante. Une cliente ajoutée plus tard au groupe ne rejoint pas la réunion toute seule.

Pas encore de groupe ? L'onglet affiche « Vous ne possédez aucun groupe ». Les groupes se créent dans vos clientes : voir Vos clientes.

Si votre marque utilise le suivi des présences, chaque carte porte deux boutons : « Présence » et « Absent ». Cliquez sur celui qui correspond ; il se colore (vert pour présente, rouge pour absente). Si vous ne voyez pas ces boutons, votre marque n'a pas activé cette fonction.

• L'hôtesse est marquée présente dès qu'elle devient hôtesse.
• Une participante ajoutée par vous est d'abord non présente.
• Selon les règles de fidélité de votre marque, le nombre de participantes présentes peut compter dans les gains de l'hôtesse : notez les présences avec soin.
• Selon votre marque, marquer une cliente présente peut lui attribuer un rôle client et lui envoyer un email pour accéder à son compte client.
• Après la clôture, votre marque peut bloquer la modification des présences.

Pendant la présentation, Emma craque sur trois produits mais attend sa paie pour commander. Notez-les dans sa liste d'envies (l'écran dit « liste de souhaits »).

1. Sur la carte d'Emma, cliquez sur le cœur « Ajouter un souhait ».
2. Parcourez le catalogue et ajoutez les produits.
3. Le cœur devient rouge : Emma a une liste d'envies.

Plus tard, un clic sur le cœur rouge ouvre « Votre liste de souhaits ». Le bouton « Ajouter tous les articles de la liste de souhaits au panier » transforme ses envies en commande en un geste.

• La liste d'envies appartient à la cliente, pas seulement à cette réunion : vous la retrouvez d'une réunion à l'autre.
• La cliente doit avoir un email. S'il manque, l'écran vous demande de le saisir.
• Après la clôture, votre marque peut bloquer l'ajout ou le retrait d'envies.

Inès a adoré la réunion de Jade et veut la sienne. Créez sa réunion depuis la réunion de Jade : les deux restent liées, et selon les règles de votre marque, Jade peut être récompensée pour cette nouvelle date.

1. Sur la carte d'Inès, cliquez sur le calendrier « Ajouter une réunion ».
2. Le panneau « Nouvelle réunion » s'ouvre au nom d'Inès. Choisissez la date (le calendrier commence à la date de la réunion en cours) et l'heure.
3. Saisissez l'adresse ou cliquez sur « Adresse de l'hôte » pour reprendre celle d'Inès.
4. Selon votre marque, choisissez le thème et décidez de l'envoi du mail du mini-site. Le catalogue, s'il existe, est celui de la réunion de Jade.
5. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Inès doit avoir un email : s'il manque, l'écran vous demande de le saisir d'abord.

Où retrouver ces réunions ?

• Sur la fiche de la réunion de Jade, la section « Nouvelles réunions prises » les liste, regroupées par hôtesse, avec un œil pour les ouvrir.
• Dans la liste des réunions, la colonne « Réunions redatées » les compte, et une icône de calendrier à côté de la date de la réunion d'Inès renvoie vers celle de Jade.

• Après la clôture, votre marque peut bloquer la prise de nouvelles réunions.
• Selon votre marque, l'hôtesse d'une réunion ainsi liée ne peut plus être changée.

Cliquez sur la croix rouge en haut à droite de sa carte. La carte disparaît.

• Impossible si elle a une commande dans la réunion : le message « Vous ne pouvez pas supprimer un client ayant déjà passé commande dans cette réunion. » s'affiche. Supprimez d'abord sa commande si elle n'est pas payée.
• L'hôtesse n'a pas de croix : pour la remplacer, changez d'hôtesse (voir Changer d'hôtesse).
• Si elle avait été invitée sur le mini-site, son invitation passe en « refusée ».
• Après la clôture, votre marque peut bloquer le retrait des participantes.

Retirer une participante ne supprime pas la cliente de votre fichier.

Avec le mini-site de réunion, Jade invite ses amies en ligne. Celles qui ne sont pas encore participantes apparaissent sur la fiche, quelle que soit leur réponse, avec une carte « Invité ». Pour pouvoir prendre leur commande, transformez-les en participantes :

1. Sur la carte de l'invitée, cliquez sur le bouton avec un personnage et un « + ».
2. L'onglet « Nouveau contact » s'ouvre, déjà rempli avec ce qu'elle a saisi sur le mini-site (nom, email, téléphone, adresse).
3. Si une cliente de votre marque a déjà cet email (la carte l'annonçait avec « Associer ce client »), la fenêtre « Email client déjà enregistré » vous propose de la récupérer : répondez « Oui ». Sinon (carte « Ajouter comme client »), vérifiez et complétez le formulaire, puis « Sauvegarder ».
4. La carte « Invité » laisse place à une carte de participante.

Si un nombre maximum de participantes a été fixé lors de la mise en route du mini-site et qu'il est atteint, le message « La réunion est complète, vous ne pouvez pas ajouter cet invité comme client. Veuillez créer une nouvelle réunion. » s'affiche. Le même message bloque alors l'ajout de participantes.

Tout le fonctionnement du mini-site est dans Vendre en ligne.

Certaines marques, pour des ateliers par exemple, demandent une décharge de responsabilité signée ou des frais de participation. Si vous ne voyez rien de tout cela sur vos cartes, votre marque n'utilise pas ces fonctions.

Selon votre marque, l'hôtesse peut être dispensée de décharge et de frais.

• Pas de commande sans participante : ajoutez d'abord la cliente à la réunion.
• L'email compte : liste d'envies, réunion pour une future hôtesse et mini-site en ont besoin.
• La présence peut peser sur les gains de l'hôtesse, selon les règles de votre marque.
• On ne retire pas une participante qui a commandé.
• Une réunion annulée est figée : plus aucun ajout ni retrait.